GESTION DOCUMENTAL

            ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, y determinar si el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, comprende el conjunto de soluciones o aplicaciones s para mejorar la gestión de los flujos de documentos.

 

                ¿QUÉ PROBLEMAS SOLUCIONA?

  • Encontrar el documento que buscas en cuestión de segundos.

  • Elimina los tiempos de búsqueda de documentación.

  • Reduce el error humano a la hora de buscar los documentos.

  • Se evitan duplicidades de documentos generados por diferentes usuarios.

  • Aplica la seguridad a diferentes niveles y con alertas (tanto de acceso a archivos como permisos para modificar los documentos).

  • Establece auditorias sobre los documentos para su aprobación antes de ser introducidos y clasificados.

  • Permite el acceso a todos los documentos aunque no estés en la oficina a través de su módulo web.

  • Se pueden generar tareas a través del gestor de expedientes para coordinar el trabajo y controlar fechas de seguimiento.

 

                        ¿QUÉ MÁS DEBES SABER?

  1. Poder firmar los documentos digitalmente dándoles el valor de un documento original.

  2. Se integra plenamente con el Software de tu empresa.

  3. Reconoce y archiva los documentos automáticamente y sin intervención del usuario.

  4. Poder conocer que pasa con un documento desde que nace hasta que muere.

  5. Crea expedientes para la consulta de los documentos.

  6. Digitaliza las facturas integrándolas automáticamente con el Software contable.

  7. Elimina archivos físicos reduciendo los Costes operativos.

  8. Es totalmente escalable.