Entendemos por digitalización de documentos como el proceso de convertir un documento en formato físico en un formato digital. La digitalización de documentos no es un gasto sino una inversión que empiezas a recuperar desde el primer momento, además se puede medir, reduces gasto de todo tipo, administrativos, de búsqueda de documentos, de espacio, de calidad de servicio entre otros. Por nuestra experiencia, podemos asegurar que en el primer año ya está amortizada la inversión.
Software de gestión documental permite optimizar y agilizar todos los procesos de la empresa en un entorno 100% digital. Entre las gestiones más habituales se encuentran: la digitalización certificada de facturas para su posterior destrucción en papel, administración centralizada, ejecución de procesos en movilidad vía web o móvil, extracción y volcado de datos a otros aplicativos, firma biométrica, digitalización de documentos en general…
¿Cómo podemos definir la Gestión documental?
Se podría definir como el conjunto de reglas que se aplican para administrar todo tipo de documentos, tanto aquellos que se originan internamente en la empresa como los que se reciben de empresas externas. Siguiendo una serie de normas básicas en la gestión de documentos, tenemos que asegurar lo siguiente:
- Conservar aquellos documentos que son imprescindibles.
- Detectar los documentos que sean prescindibles para proceder a su eliminación.
- Recuperación de documentos.
- Extracción de los datos que se necesiten.
Ventajas de la digitalización de documentos
- Reduce costes: Pasando tus documentos en formato papel al formato digital, e implementando una solución tecnológica de gestión documental reducirás considerablemente tus gastos en consumibles (papel, toners, electricidad,…).
- Optimiza el espacio: Al reducir tus documentos en formato papel ganarás más espacio al librarte de archivadores y papeles que se van acumulando en los cajones y estanterías de tu oficina.
- Seguridad: El papel se degrada y pierde. Con la digitalización de tus fondos documentales te aseguras de una correcta preservación de todos tus documentos y agilizas la búsqueda de documentación por medio de la gestión documental.
- Comodidad: Puedes acceder desde cualquier sitio y a cualquier hora a tus archivos.
- Control: Con la digitalización y la implantación de un programa de gestión documental se puede seguir la trazabilidad de los documentos, así como establecer el control de acceso a los mismos.
- Productividad: Se simplifica la búsqueda de documentos, se optimiza el tiempo y mejora la calidad de vida en el trabajo.