Todas las empresas, sin distinción, necesitan de equipos de impresión, copiado y escaneo que estén a la altura de su operación y satisfagan sus necesidades. Ante la importante tarea que representa la adquisición de estos equipos seguramente vienen a tu cabeza distintas preguntas, como:  “¿Qué es una impresora multifuncional?, ¿Cuál es la adecuada para mí?, ¿Qué características debe tener?”.

La compra de equipos de oficina es un asunto crucial, para el cual se deben considerar múltiples aspectos. Sin lugar a dudas, no se deben tomar decisiones a la ligera, pues los equipos con los que opera una empresa serán la clave para su rendimiento.

En este artículo, te compartiremos todo lo que debes saber sobre las impresoras multifuncionales para tu negocio. Desde qué son y cómo elegir una, hasta los beneficios que pueden traer para tu empresa. 

¿Qué es una impresora multifuncional?

Una impresora multifuncional es un dispositivo capaz de llevar a cabo múltiples operaciones, sustituyendo la adquisición de distintos periféricos de funciones únicas. Se trata de un logro en materia tecnológica que reduce de manera considerable el tiempo de operación, facilita su uso y optimiza el rendimiento.

Las tareas que realizan las impresoras multifuncionales son algunas de las más requeridas en labores empresariales: 

• Impresión
• Escaneo
• Copias de documentos
• Envío de faxes

Beneficios de tener una impresora multifuncional

Ahora que ya sabes qué es una impresora multifuncional, es momento de conocer cuáles son los beneficios que pueden tener para ti y tu negocio. A continuación, enumeramos algunos de ellos. 

1. Optimización de operaciones

Al satisfacer tus necesidades de impresión, escaneo, copiado y envío de faxes en un sólo equipo, tus operaciones se desarrollarán en su mejor capacidad, ya que tú y tus compañeros de trabajo tomarán menos tiempo en cumplir con sus tareas. 

2. Ahorro de espacio

El espacio de trabajo es sumamente importante. La buena distribución de las herramientas de trabajo no sólo hace más eficiente el flujo del mismo, sino que brinda a los empleados la sensación de orden y libertad. ¡Nadie quiere sentirse atrapado en su ambiente laboral! Es por ello que los equipos multifuncionales son de suma importancia; nos ahorran espacio y evitan el desplazamiento innecesario.

3. Disminución de gastos

Liberar el espacio de oficina no es el único ahorro que nos brindan los equipos multifuncionales. Por su naturaleza, ayudan también a disminuir los gastos energéticos y los relacionados con sus consumibles. Tu gasto de energía eléctrica se verá reducido considerablemente si un sólo equipo hace las mismas tareas que cinco.

¿Cómo elegir la multifuncional adecuada?

Entonces, conocemos los beneficios y qué es una impresora multifuncional, la última duda que queda por responder es la de mayor utilidad para tu negocio: ¿Cómo elegir la multifuncional adecuada?

Definitivamente la anterior es una pregunta importante, pero si queremos responderla será indispensable plantearse cuáles son las necesidades de tu negocio. La mejor multifuncional será aquella cuyas características cubran los requerimientos operativos de tu empresa.

1. Necesidades de impresión

Comencemos con la utilidad principal de un equipo de este tipo: La impresión.  Para ello te proporcionamos algunas preguntas que pueden servirte a identificar los requerimientos de impresión de tu negocio:

• ¿Cuánto se imprime en tu empresa?
• Los documentos que imprimes, ¿son a color o en blanco y negro?
• ¿Qué calidad de impresión necesitas?
• ¿Cuántos usuarios son y cuáles son los requisitos de conectividad en tu oficina?

2. Impacto ambiental

Actualmente, el impacto que nuestras actividades tienen en el medio ambiente es un tema serio y que debemos tener en mente a la hora de tomar relaciones relacionadas con nuestras empresas. Considera invertir en equipos cuya fabricación represente una huella de carbón mínima, de tiempo de vida largo y de bajo uso de consumibles. De igual manera, verifica el uso eficiente de energía de cada multifuncional y piensa en que un equipo que te ayuda a reducir tus costes de impresión es un equipo que reducirá tu impacto ambiental.

3. Soporte

Una multifuncional es un equipo que querrás tener contigo por mucho tiempo. Además de conocer las buenas prácticas para su funcionamiento adecuado, infórmate bien sobre el servicio y soporte que el fabricante brinda.

Lo anterior no sólo significa un mantenimiento periódico y una disponibilidad para actualizar el software, también incluye la información en otros rubros que pueda brindarte. ¿Qué es una impresora multifuncional sino una inversión? Entonces, considera a su fabricante como un aliado estratégico para tus operaciones. Alíate con quienes te brinden información, buen servicio y experiencia incluso más allá de tus requerimientos actuales.

4. Más funciones

En efecto, los equipos multifuncionales brindan servicios básicos como impresión, escaneo, copiado de documentos y envío de faxes. No obstante, existen otras funcionalidades a las que podrás sacar provecho e incluso podrán hacer de tus operaciones aún más sencillas.

Uno de los aspectos extra más importantes en una multifuncional es su conectividad. Ya sea mediante puertos USB, distintos formatos de tarjetas de memoria, Bluetooth, integración a la nube o que te permita imprimir en cualquier equipo en una red interna, piensa en las distintas formas de conectividad que pueden beneficiar a tu empresa.