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17

May

¿Qué es una oficina digital y cuáles son sus beneficios?

Por pablo

Puede parecer evidente, pero una oficina sin papel es aquella que ubica la mayor parte de sus documentos y datos en un entorno digital o en línea. Esto no significa necesariamente que no haya ni siquiera una hoja de papel, sino más bien se trata de un esfuerzo por parte de la empresa por reducir el uso de este. El impacto que conlleva una transformación de este calibre puede ser enorme para cualquier empresa, que conllevará a un aumento de la productividad y a una mayor satisfacción del cliente, que propiciará que este considere su empresa como primera opción. No obstante, también es comprensible por qué algunas empresas se han mostrado reacias a dar el paso hacia el cambio.

 

«Eficiencia, decidir entre impresión o digital»

17

May

¿Por qué las empresas deben garantizar la seguridad de su red?

Por pablo

Muchas veces las empresas solo se toman en serio la seguridad de su red después de haber sufrido un ataque importante, asumiendo que aún están a tiempo de detenerlo. Sin duda, un virus dañino es un poderoso motivo para tomar conciencia y comenzar con la acción, pero es mucho mejor prevenir que curar.

Un sistema de seguridad de red bien implementado contribuirá en gran medida a bloquear los malware, evitando que los hackers se hagan con el control.

La seguridad es una materia importantísima para cualquier empresa, incluso para las pequeñas y medianas (PYME). Es probable que estas organizaciones crean que no son el objetivo de los ciberdelincuentes, creyendo que la información que poseen no es lo suficientemente valiosa como para que valga la pena secuestrarlos, pero muchos de los ataques malware son indiscriminados. El poderoso virus Mydoom, por ejemplo, atacó a una de cada tres PYMES, pero sólo a una de cada seis organizaciones grandes. Las PYMES son un blanco fácil para los hackers ya que son más vulnerables al no contar con medidas de seguridad tan estrictas como las empresas internacionales.

Hay que tomar conciencia de que muchas amenazas acechan a las organizaciones desprotegidas. Los ciberdelincuentes son expertos en encontrar vulnerabilidades en ordenadores o servidores y en desarrollar código malicioso para aprovechar cualquier flaqueza. Dirigen ataques a una sola empresa, especialmente para robar propiedad intelectual (PI) o lanzando ataques masivos e indiscriminados con virus o gusanos a través de Internet.

«La toleracia no es una opción cuando se trata de ciberseguridad»

Los virus y los gusanos informáticos pueden ser el vehículo de los troyanos, que son programas de software malicioso que capturan información y datos personales, o se introducen en servidores remotos. Es una de las estrategias favoritas de los ciberdelincuentes, ya que les permite amenazar a las compañías con terminar con su negocio a menos que paguen un rescate. Por último, los peligros del spam no deben ser tampoco subestimados porque son una herramienta perfecta para ataques de phishing, pudiendo robar información personal, como los datos de las tarjetas de crédito.

                                 

                                   Comienza con una evaluación de los riesgos.

La buena noticia es que una estrategia de seguridad de red bien diseñada disminuirá muchas de las amenazas. El primer paso es llevar a cabo una evaluación de riesgos en la que participen todos los departamentos, incluidos los de ventas, recursos humanos, finanzas, compras y logística. El objetivo es identificar las mayores debilidades que hay que abordar. Es mejor, especialmente para una PYME, introducir gradualmente medidas de seguridad de la red, asegurándose de que el complejo proceso de integración de la tecnología se lleva a cabo de manera eficaz. Una evaluación de riesgos ayuda a establecer un orden de prioridad.

El segundo paso es informar a los empleados sobre la estrategia de seguridad de la red. Es probable que los ciberdelincuentes se dirijan a empleados ingenuos que puedan ser fácilmente engañados, lo que significa que es fundamental educarlos sobre los riesgos. La política definirá los protocolos que deben seguir con recursos tales como el correo electrónico, Internet o la nube. Se debe hacer especial hincapié en que las contraseñas sean difíciles de descifrar, ya que los hackers han desarrollado herramientas que pueden adivinar varias combinaciones o utilizar palabras comunes de un diccionario de contraseñas.

Poner múltiples barreras para aumentar la seguridad.

El diseño de una red segura no debe implicar la implementación de una sola tecnología para proteger a la organización. Las mejores defensas se componen de múltiples barreras. La base de tal protección multicapa debe ser un firewall que supervise el tráfico de red. Se debe tener mucho cuidado a la hora de configurar el firewall correctamente, ya que muchas organizaciones cometen errores y dejan vulnerabilidades. Los portátiles personales suelen ser la entrada de los ciberataques, por ello es importante que cuenten con firewall propios.

Un software de ciberseguridad que escanea los correos electrónicos es esencial. Puede ser instalado en cada ordenador o en un servidor para analizar cada mensaje que entra. Del mismo modo, el filtrado de spam se puede implementar junto a los servidores de correo electrónico para detectar falsos positivos, es decir, mensajes legítimos que se han clasificado como spam; o falsos negativos, que es el spam que ha esquivado el filtro y, al no ser identificado como tal, llega a la bandeja de entrada. Los ataques de phishing también pueden tener graves consecuencias cuando se dirigen a empleados mal informados.

Las empresas que deseen llevar la seguridad de su red al siguiente nivel considerarán la instalación de sistemas de detección de intrusiones (IDS) y prevención de intrusiones (IPS) que puedan distinguir entre tráfico legítimo y ataques. Las empresas que se sientan particularmente vulnerables querrán implementar tecnología de Red Privada Virtual (VPN), que pueda encriptar los datos enviados.

Una vez más se requiere prudencia ya que los hackers aprovechan las debilidades de una conexión frágil al conectarse a una VPN. Cada vez más, el concepto de telemetría está adquiriendo importancia para las empresas. La telemetría describe la automatización de los procesos de comunicación entre los diferentes equipos. Permite a las empresas analizar más ampliamente los datos entrantes, no sólo desde IDS/IPS y registros de firewall, sino también desde redes internas, WAN y oficinas remotas. NetFlow es, por ejemplo, un recurso de telemetría al ser una herramienta que sirve para recolectar información sobre tráfico IP. En el futuro, las tecnologías más inteligentes, incluidos los algoritmos de aprendizaje automáticos, permitirán a las empresas de seguridad pasar de la simple monitorización de seguridad de la red, a buscar activamente las amenazas.

Ten cuidado, los clientes y empleados se resisten al Gran Hermano tecnológico.

Hay una última cuestión que requiere una profunda reflexión: las empresas pueden decidir que necesitan monitorizar el uso que los empleados dan a sus ordenadores y redes. Es cierto que hay graves consecuencias si un trabajador filtra información confidencial, que puede desembocar en la pérdida de patentes y en acciones legales. Algunas organizaciones considerarán que un seguimiento estricto de su personal es fundamental, mientras que otras considerarán que la educación de los empleados, combinada con un nivel más bajo de seguimiento, será suficiente. Podría haber un equilibrio entre la seguridad de la empresa y las buenas relaciones con el personal, y hacer que este no se sienta espiado.

Para los más paranoicos, el aumento de la tecnología puede llevar consigo el análisis de cada movimiento del empleado. Windows, por ejemplo, permite ‘auditorías’ para que se puedan controlar los sitios web a los que acceden los empleados e incluso analizar los archivos del caché. Los firewalls pueden configurarse para que informen si se accede a sitios web poco fiables y los programas de bloqueo impiden el acceso a determinadas URL. Incluso hay software que busca en cada correo electrónico enviado y recibido palabras específicas. Los keyloggers se encargan de registrar las pulsaciones que se realizan en el teclado, para posteriormente memorizarlas en un fichero o enviarlas a través de internet, y los software de captura de pantalla monitorean lo que los empleados leen en sus pantallas. Si los responsables piensan que su personal es un riesgo para la seguridad, hay muchas maneras de espiarlos.

Para las organizaciones que aún no han pensado demasiado en desarrollar un sistema de seguridad en su red, el primer paso debería ser la formulación de una estrategia y, a continuación, abordar las mayores vulnerabilidades. La tolerancia ya no es una opción cuando los ciberdelincuentes están desarrollando constantemente nuevas y más retorcidas estrategias.

21

Abr

¿Cómo elegir la mejor Multifunción?

Por pablo En , , ,

Todas las empresas, sin distinción, necesitan de equipos de impresión, copiado y escaneo que estén a la altura de su operación y satisfagan sus necesidades. Ante la importante tarea que representa la adquisición de estos equipos seguramente vienen a tu cabeza distintas preguntas, como:  “¿Qué es una impresora multifuncional?, ¿Cuál es la adecuada para mí?, ¿Qué características debe tener?”.

La compra de equipos de oficina es un asunto crucial, para el cual se deben considerar múltiples aspectos. Sin lugar a dudas, no se deben tomar decisiones a la ligera, pues los equipos con los que opera una empresa serán la clave para su rendimiento.

En este artículo, te compartiremos todo lo que debes saber sobre las impresoras multifuncionales para tu negocio. Desde qué son y cómo elegir una, hasta los beneficios que pueden traer para tu empresa. 

¿Qué es una impresora multifuncional?

Una impresora multifuncional es un dispositivo capaz de llevar a cabo múltiples operaciones, sustituyendo la adquisición de distintos periféricos de funciones únicas. Se trata de un logro en materia tecnológica que reduce de manera considerable el tiempo de operación, facilita su uso y optimiza el rendimiento.

Las tareas que realizan las impresoras multifuncionales son algunas de las más requeridas en labores empresariales: 

  • Impresión
  • Escaneo
  • Copias de documentos
  • Envío de faxes

 

Beneficios de tener una impresora multifuncional

Ahora que ya sabes qué es una impresora multifuncional, es momento de conocer cuáles son los beneficios que pueden tener para ti y tu negocio. A continuación, enumeramos algunos de ellos. 

1. Optimización de operaciones

Al satisfacer tus necesidades de impresión, escaneo, copiado y envío de faxes en un sólo equipo, tus operaciones se desarrollarán en su mejor capacidad, ya que tú y tus compañeros de trabajo tomarán menos tiempo en cumplir con sus tareas. 

2. Ahorro de espacio

El espacio de trabajo es sumamente importante. La buena distribución de las herramientas de trabajo no sólo hace más eficiente el flujo del mismo, sino que brinda a los empleados la sensación de orden y libertad. ¡Nadie quiere sentirse atrapado en su ambiente laboral! Es por ello que los equipos multifuncionales son de suma importancia; nos ahorran espacio y evitan el desplazamiento innecesario.

3. Disminución de gastos

Liberar el espacio de oficina no es el único ahorro que nos brindan los equipos multifuncionales. Por su naturaleza, ayudan también a disminuir los gastos energéticos y los relacionados con sus consumibles. Tu gasto de energía eléctrica se verá reducido considerablemente si un sólo equipo hace las mismas tareas que cinco.

 

¿Cómo elegir la multifuncional adecuada?

Entonces, conocemos los beneficios y qué es una impresora multifuncional, la última duda que queda por responder es la de mayor utilidad para tu negocio: ¿Cómo elegir la multifuncional adecuada?

Definitivamente la anterior es una pregunta importante, pero si queremos responderla será indispensable plantearse cuáles son las necesidades de tu negocio. La mejor multifuncional será aquella cuyas características cubran los requerimientos operativos de tu empresa.


1. Necesidades de impresión

Comencemos con la utilidad principal de un equipo de este tipo: La impresión.  Para ello te proporcionamos algunas preguntas que pueden servirte a identificar los requerimientos de impresión de tu negocio:

  • ¿Cuánto se imprime en tu empresa?
  • Los documentos que imprimes, ¿son a color o en blanco y negro?
  • ¿Qué calidad de impresión necesitas?
  • ¿Cuántos usuarios son y cuáles son los requisitos de conectividad en tu oficina?

 

2. Impacto ambiental

Actualmente, el impacto que nuestras actividades tienen en el medio ambiente es un tema serio y que debemos tener en mente a la hora de tomar relaciones relacionadas con nuestras empresas. Considera invertir en equipos cuya fabricación represente una huella de carbón mínima, de tiempo de vida largo y de bajo uso de consumibles. De igual manera, verifica el uso eficiente de energía de cada multifuncional y piensa en que un equipo que te ayuda a reducir tus costes de impresión es un equipo que reducirá tu impacto ambiental.

 

3. Soporte

Una multifuncional es un equipo que querrás tener contigo por mucho tiempo. Además de conocer las buenas prácticas para su funcionamiento adecuado, infórmate bien sobre el servicio y soporte que el fabricante brinda.

Lo anterior no sólo significa un mantenimiento periódico y una disponibilidad para actualizar el software, también incluye la información en otros rubros que pueda brindarte. ¿Qué es una impresora multifuncional sino una inversión? Entonces, considera a su fabricante como un aliado estratégico para tus operaciones. Alíate con quienes te brinden información, buen servicio y experiencia incluso más allá de tus requerimientos actuales.

4. Más funciones

En efecto, los equipos multifuncionales brindan servicios básicos como impresión, escaneo, copiado de documentos y envío de faxes. No obstante, existen otras funcionalidades a las que podrás sacar provecho e incluso podrán hacer de tus operaciones aún más sencillas.

Uno de los aspectos extra más importantes en una multifuncional es su conectividad. Ya sea mediante puertos USB, distintos formatos de tarjetas de memoria, Bluetooth, integración a la nube o que te permita imprimir en cualquier equipo en una red interna, piensa en las distintas formas de conectividad que pueden beneficiar a tu empresa.

 

18

Mar

Nuevas Impresoras

Por pablo En , ,

Sharp lanza al mercado nuevas impresoras compactas, de pequeñas dimensiones y unas prestaciones polivalente.

Estos nuevos equipos destacan por la velocidad, aspectos de seguridad y capacidad de conectividad inalámbrica, todo ello en un diseño reducido que facilita su adaptación a cualquier espacio de trabajo, tanto en el hogar como en la oficina.

Los nuevos modelos de Sharp ofrecen velocidades de impresión de 40 a 44 páginas por minuto y tienen una capacidad de papel de hasta 2.000 hojas que puede alimentarse desde bandejas separadas o a través de un alimentador múltiple. Permiten seleccionar diferentes tipos de papel según el tipo de impresión requerida, incluidos cartulinas, sobres, formato A6 y soportes de hasta 217 gramos.

La nueva apuesta de Sharp incluye la conectividad inalámbrica, lo que permite un fácil acceso desde dispositivos móviles y contribuye a facilitar su ubicación en el espacio de trabajo. Asimismo, cuenta con las características de seguridad multinivel de Sharp que ayudan a proteger el documento, el dispositivo y la red local a la que éste está conectado.

Entre los novedades, cabe destacar la nueva impresora multifunción Sharp MX-B467F, que ofrece prestaciones para la agilización de los flujos de trabajo y la misma interfaz de usuario de toda la gama de Sharp, así como una pantalla táctil LCD. El dispositivo también incluye funciones habituales en equipos A4 de mayor tamaño. Entre ellas, la tecnología Office Direct Print de Sharp para imprimir directamente desde una memoria USB o escanear y guardar documentos en este tipo de dispositivos de almacenamiento. Igualmente, incorporan capacidad OCR para escanear documentos y convertirlos automáticamente en un archivo de texto editable, y conectividad en la nube, lo que facilita la digitalización, el almacenamiento y el intercambio de información.

Otro de los nuevos modelos es la impresora multifunción monocromo Sharp MX-B427W. Se trata de una impresora multifunción A4 en blanco y negro compacta de categoría profesional que ofrece conectividad inalámbrica estándar y una serie de funciones de productividad que se adaptan a las necesidades de cualquier entorno de trabajo.

¿Más novedades de Sharp? La nueva MX-B427PW es una impresora A4 en blanco y negro ultracompacta que ofrece funciones de productividad que se adaptan a las necesidades de una pequeña oficina o de un entorno doméstico. Con una capacidad máxima de papel de 900 hojas A4 y la posibilidad de imprimir en cartulina y sobres, la MX-B427PW se encarga de todas sus necesidades de impresión. La impresión móvil es totalmente compatible con AirPrint y la LAN inalámbrica estándar permite colocar el dispositivo en cualquier lugar de la oficina.

Por último, la nueva MX-B467P es una impresora para empresas compacta en blanco y negro de nivel básico que ofrece funciones de productividad que se adaptan a las necesidades de cualquier entorno de trabajo, en una configuración de sobremesa o de pie.

En Alpa Copiadoras  somos distribuidores oficiales de Sharp Contamos con las últimas novedades en soluciones de impresión. 

17

Feb

Lanzamientos Productos..

Por pablo En , , , ,

SHARP COMPLETA SU GAMA DE EQUIPOS DE IMPRESIÓN PARA CUBRIR CUALQUIER NECESIDAD QUE REQUIERA EL NUEVO ENTORNO DE TRABAJO MIXTO.

Sharp ha duplicado su gama de equipos de impresión para oficina y alta producción con la incorporación a su oferta de 25 nuevos modelos con prestaciones capaces de satisfacer cualquier necesidad que imponga el nuevo entorno laboral que combinará el trabajo a distancia con el presencial. Para ello, los equipos incorporan numerosas funciones para la productividad de los equipos de trabajo, tales como el acceso directo a la nube desde cualquier lugar y dispositivo, así como de gestión centralizada para aumentar la seguridad.

En concreto, ha lanzado 11 nuevos modelos de sus series A3 monocromo Advanced y Essentials, y 14 nuevas impresoras de su línea A4 color y monocromo. Los nuevos modelos ofrecen velocidades de impresión que van desde las 26 a las 66 páginas por minuto y disponen de interfaz de usuario común en toda la gama Sharp. Con este lanzamiento, la oferta de la compañía se compone de un total de 45 equipos para oficina y alta producción en formato A3 y A4, tanto monocromo como color.

 

La fácil integración de los nuevos equipos con las aplicaciones de red existentes y los servicios públicos en la nube, como Box y Dropbox, permiten compartir la información de forma segura y acceder a ella en cualquier momento y lugar. Asimismo, la incorporación de la última tecnología de Adobe, asegura una mayor precisión al imprimir directamente archivos PDF desde la red corporativa, la nube, dispositivos móviles o memorias USB.

Los nuevos modelos refuerzan la seguridad, por ejemplo, con la función de recuperación automática, para identificar una intrusión maliciosa y restaurar el firmware del equipo a su estado original. Además, permiten configurar listas blancas de aplicaciones para evitar accesos no autorizados. Igualmente, los administradores pueden gestionar de forma centralizada determinadas configuraciones y establecer permisos por usuarios, mediante las políticas de grupo (GPO) de Active Directory. Por último, a través del Portal de Aplicaciones de Sharp, pueden añadir fácilmente nuevas aplicaciones y actualizar las existentes directamente desde la pantalla táctil del equipo.

30

Ene

LOS EQUIPOS SHARP AYUDAN A FRENAR FOCOS DE CONTAGIO.

Por pablo En , , ,

La compañía ofrece la posibilidad de utilizar sus dispositivos sin que sea necesario tocar sus paneles táctiles. Es una nueva medida con la que Sharp trabaja para hacer frente a la COVID 19 en las oficinas donde se comparten equipos de impresión.

Era una demanda realizada por muchas empresas para minimizar el riesgo de contagio de coronavirus. Y Sharp se ha convertido en el primer fabricante que permite modificar de manera opcional el software de sus equipos multifunción para que sus usuarios puedan trabajar con ellos sin necesidad de entrar en contacto directo con sus pantallas táctiles.

Esta es una nueva estrategia con la que la compañía se compromete a crear entornos laborales más seguros, minimizando los riesgos de contagio en los lugares de trabajo. Estos dispositivos se están utilizando ya en aquéllas compañías donde se va volviendo de forma paulatina o escalonada al trabajo presencial.

Esto es posible gracias a un nuevo firmware, que permite a las empresas que así lo deseen imprimir sus documentos sin mostrar este diálogo de confirmación y, por tanto, sin necesidad de que el usuario toque la pantalla.

Para disponer de esta función, tan sólo es necesaria la actualización del firmware de los equipos Sharp por parte de un técnico.

Alpa Copiadoras es distribuidor oficial y Servicio Tecnico de Sharp en España. 

11

Jun

Consultoria Digital-Ahorro de Costes

Por pablo

Reducir costes y eliminar ineficiencias nunca antes había sido una prioridad tan grande en los negocios. No importa el tamaño de su empresa, sea PYME o multinacional, ya que la optimización completa del proceso de producción de documentos es una inmensa fuente de ahorro todavía sin explotar.

VENTAJAS DE AUDITORÍA ALPA COPIADORAS:

  • Análisis del flujo de trabajo para mejorar la eficiencia operacional

  • Mayor eficacia organizativa mediante la reducción de residuos

  • Optimización de las operaciones para aumentar la productividad

  • Cumplimiento de la normativa vigente

Para lograr nuestro objetivo ALPA COPIADORAS les realiza una auditoria  tecnológia basada en dos partes:

1.- ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL:

  • Análisis de Información.

  • Análisis de tecnología.

  • Análisis de Costes.

  • Entorno de Impresión: seguridad y control, disponibilidad y movilidad.

  • Entorno Documental: captura, archivo, procesos y movilidad.

  • Gestión del Servicio.

  • Impacto Medioambiental.

2.- DISEÑO PROPUESTA ALPA COPIADORAS:

  • Introducción

  • Dimensionamiento y costes propuestos

  • Solución propuesta: seguridad y control, disponibilidad,movilidad.

  • Entorno Documental: captura, archivo, procesos y movilidad.

  • Implementación.

  • Gestión del cambio. Gestión del Servicio.

    26

    May

    Tecnología en tu Casa

    Por pablo

    Muchos empleados  trabajan por primera vez desde sus casas y puede haber vacíos en   la  tecnología  disponible en  su  hogar,   entorpeciendo   de  esta  manera su productividad.

    Nosotros  podemos ayudarle con  la  tecnología y  herramientas innovadoras que le proporciona ALPA COPIADORAS.

    28

    Abr

    Las Razones ¿Porque necesitas un equipo Multifuncion?

    Por pablo

    Una para todo; y todo en una 

    Como su propio nombre indica, este tipo de equipos aglutinan varias funciones. Hablamos de impresora, fotocopiadora, fax, escáner Hablamos de centralizar el trabajo, aumentando la efectividad y practicidad de nuestra inversión. Y no olvidemos el consecuente ahorro de espacio.

    Ahorro de energía

    Consecuencia de su propia naturaleza. Una multifunción supone en sí misma una ahorro de equipos: la impresora, fotocopiadora, fax y de más aparatos. Calculemos por un momento el consumo de tener todos ellos enchufados y funcionando a la vez… Energía que por supuesto se traduce en luz, en euros, y en un ahorro sustancial para nuestras arcas si optamos por la elección correcta. Además, estos equipos disponen de innovadores sistemas de máxima eficiencia en el consumo.

    Y no nos olvidemos de que a ello deberíamos sumar los gastos de gestión, mantenimiento, servicio técnico.

    Digitalización del espacio Trabajo.

    El simple hecho de poder gestionar diferentes tareas con nuestros documentos ya supone un gran avance hacia la necesaria digitalización de nuestras oficinas. Pero es que a ello sumamos que una impresora multifunción convierte nuestras facturas, presentaciones, textos o imágenes en archivos digitales que podemos enviar por correo a nuestros clientes o equipos, o subirlos a la nube.

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